Es gibt Gesetze, die kaum bekannt sind. Eines dieser Gesetze betrifft die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten und betrifft jedes Unternehmen in Deutschland. Nur wissen das die meisten Unternehmen nicht.
Die elektronische oder auch digitale Aufbewahrung von Dokumenten ist in Deutschland seit bald 10 Jahren gesetzlich geregelt. Danach müssen Unternehmen alle wichtigen Geschäftsunterlagen in digitaler Form archivieren. Einer der Hintergründe dieser Anweisung ist die Vereinfachung von Außenprüfungen durch die Steuerbehörden, also wenn der Steuerprüfer ins Unternehmen kommt. Früher musste der Steuerprüfer Unmengen von Akten wälzen, um einzelne Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können. Heute soll dazu eigentlich ein Laptop reichen, aber die wirkliche Welt ist noch nicht so weit wie die Planungen.
Kommt heute ein Steuerprüfer in ein Unternehmen und verlangt, die Geschäftsunterlagen aus dem Jahr 2008 zu sehen, so muss ihm das Unternehmen diese in elektronischer Form verfügbar machen. Der Steuerprüfer kann dann anhand der digitalen und digitalisierten Informationen die einzelnen Geschäftsfälle prüfen und Unregelmäßigkeiten feststellen. Soweit die Theorie. In der Praxis kann es aber passieren, dass bestimmte Unterlagen nicht digital vorliegen. Dies kann daran liegen, dass das Unternehmen der Meinung ist, diese Unterlagen sind nicht geschäftsrelevant. Das kann beispielsweise eine E-Mail sein, die nur in indirektem Bezug zu einem Angebot oder Auftrag steht. Aber auch ein indirekter Bezug kann ausreichen, um eine Relevanz für einen Geschäftsfall darzustellen. Das stellt die Unternehmen vor die Problematik, eigentlich jede Form der Unternehmenskommunikation aufbewahren und archivieren zu müssen. Denn wenn ein Steuerprüfer eine Relevanz für einen Geschäftsfall unterstellt, muss diese Information auch digital verfügbar sein.
Schwierig wird die Speicherung aber in Fällen, in denen Mitarbeiter per E-Mail private wie auch geschäftliche Korrespondenz führen. Denn E-Mails mit privatem Charakter darf der Arbeitgeber aufgrund des Postgeheimnisses nicht lesen und auch nicht archivieren. Geschieht dies doch, macht er sich strafbar. Somit muss der Arbeitgeber also eine private Nutzung der E-Mail-Kommunikation untersagen und die Mitarbeiter darauf hinweisen, dass jede E-Mail, egal ob dienstlich oder privat, elektronisch gespeichert wird.